Historique

L'asbl Les Amis de Poilvache a été créée en 1987. Elle gère l'accueil des visiteurs, l'animation et la diffusion des connaissances sur les ruines du site médiéval. Une convention avec le MRW en précise les règles.

L'asbl compte actuellement environ 300 membres cotisant.

Un historique des 10 premières années de l'asbl a été dressé par le secrétaire L. Baillot et publié dans le périodique trimestriel de l'asbl: n°27 de mars 1997, n°28 de juin 1997 et n°29 de septembre 1997.

Conventions (signée en 1987 et 1998)

"Entre d'une part
Le Ministère de la Région Wallonne, propriétaire, représentée par son Ministre de l'Environnement, des Ressources Naturelles et de l'Agriculture pour le MRW, Monsieur Guy Lutgen,
Et d'autre part,
L'ASBL Les Amis de Poilvache, représentée par Monsieur Ph. Jaumin, Président, et Monsieur J. Rosman, Administrateur,

Il est convenu de ce qui suit:

Article 1: Le Ministre du MRW met gratuitement à disposition de l'asbl le domaine des Ruines de Poilvache à Houx-Yvoir, dans un but exclusivement culturel, en ce compris l'animation touristique du site.
L'asbl s'engage à respecter et à faire respecter la loi sur la conservation de la nature du 12/07/1973 et l'arrêté ministériel établissant le règlement relatif à la surveillance, la police et la circulation dans les Réserves Naturelles Domaniales, en dehors des chemins ouverts à la circulation publique du 23/10/1975.

Article 2: L'asbl prendra toutes les dispositions utiles pour assurer et encadrer l'accueil de visiteurs de la façon suivante:
Les visites auront lieu les w-e et les jours fériés du 01 avril au 31 octobre de chaque année. Elles pourront être effectuées tous les jours de la semaine durant les mois de juillet et août, de même que pendant les congés scolaires.
En dehors de ces périodes, des visites guidées ne pourront se faire qu'après avoir obtenu l'accord préalable de l'Ingénieur des Eaux et forêts (sic) du ressort, Conservateur.
Les jours de visites ordinaires, au moins un guide-surveillant sera présent et représente valablement l'asbl.
La sécurité des visiteurs sera assurée en signalant l'interdiction d'accès des endroits dangereux.

Article 3: Tarifs d'entrée
L'accès aux ruines est conforme à un règlement de visite qui sera clairement affiché à l'entrée et au pavillon, reprenant obligatoirement les dispositions suivantes:
*l'accès des visiteurs est interdit en dehors des jours et heures d'ouverture ou quand les grilles de l'entrée principale sont fermées
*les pique-niques ne sont autorisés qu'aux endroits réservés à cet effet et les animaux de compagnie ne sont autorisés que s'ils sont tenus en laisse
*les visiteurs sont tenus de respecter intégralement le site, d'y maintenir la propreté et de se conformer aux indications qui leur seraient données
*il est strictement interdit de monter sur les murs et de toucher à quoi que ce soit

Article 4: Le MRW décline expressément toute responsabilité du fait de l'organisation par l'asbl de visites ou autres activités.
L'asbl prendra toute mesure utile pour se garantir elle-même à ce point de vue, vis-à-vis de ses membres et des visiteurs.

Article 5: Toute action concernant l'état, l'entretien ou la signalisation des ruines devra être soumise à l'accord préalable de l'Ingénieur des Eaux et Forêts (sic) du ressort, Conservateur.
Il en sera de même pour les travaux de nettoiement, de décomblement, voire de fouilles, celles-ci pour le surplus devant avoir l'approbation de la Division des Monuments, Sites et Fouilles, de la Commission royale des Monuments et Sites et de la commission consultative de la gestion des Réserves Naturelles Domaniales mosanes.

Article 6: A partir de 1998, l'asbl prendra en charge l'entretien courant des lieux, en rapport avec l'ouverture au public (sentiers, poubelles, pancartes, ...). Les gros-oeuvres (consolidation, travaux de maçonnerie, ...) resteront à charge du propriétaire.

Article 7: L'asbl pourra disposer du pavillon, à charge pour elle d'en assurer l'entretien et d'éventuellement l'aménager après accord préalable du Conservateur.

Article 8: Le parcage de véhicule ne sera autorisé qu'aux endroits réservés à cette fin, désignés par le conservateur.

Article 9: La présente convention est conclue pour une période indéterminée. Elle pourra être résiliée à n'importe quel moment par l'une ou l'autre des parties et le sera par le MRW en cas de manquement grave de l'asbl.

Article 10: Tout frais quelconque résultant de cette convention est à charge de l'asbl.

Article 11: La présente convention annule et remplace la précédente signée le 09 mai 1987.

Fait en triple exemplaires à Yvoir, le 27 avril 1998"

Statuts

Les statuts sont actualisés annuellement dans le Moniteur belge depuis 1989.
Objet social: "L'asbl Les Amis de Poilvache a pour objet la promotion de l'ensemble du site des ruines de Poilvache dans le sens d'une meilleure connaissance archéologique et historique ainsi que l'animation touristique du site"
(articles 1 & 2 des statuts, Moniteur belge, 19/10/1989, p.6182)